Belgische Klokkenluiderswet: 17 dec 2023 deadline

Nog 1 maand tot de deadline: organiseer tijdig uw meldpunt! De wet heeft als voornaamste doel het beschermen van melders van bepaalde inbreuken in de private sector tegen represaillemaatregelen. Grote ondernemingen moesten zich al in regel stellen voor 15 februari 2023, maar op 17 december 2023 staat dus de deadline voor kleinere entiteiten. We zetten voor u nog eens kort de belangrijkste principes op een rijtje.

Wie wordt beschermd?

Het personele toepassingsgebied van de wet is ruim: iedere persoon die inbreuken meldt binnen een organisatie of bedrijf, kan beschouwd worden als klokkenluider. Dit omvat in de eerste plaats werknemers – zelfs indien hun arbeidsovereenkomst reeds werd beëindigd – maar ook bestuurders, aandeelhouders, zelfstandigen en (onbezoldigde) stagiairs vallen onder het toepassingsgebied. Daarnaast genieten ook personen die de melders bijstaan in het meldingsproces (facilitators) van de bescherming, net als derden die verbonden zijn met de melder en die ook risico lopen op represailles (zoals familie en collega’s).

Merk op dat de Klokkenluiderswet geen bijzondere bescherming biedt aan personen die inbreuken melden binnen een entiteit met minder dan 50 werknemers (tenzij het gaat om een entiteit die actief is in de financiële sector). De wet beperkt zich voorts ook enkel tot de private sector; voor de publieke sector werd een gelijkaardige regeling uitgewerkt in een afzonderlijke wet die hier niet besproken wordt.

Over welke inbreuken gaat het?

Ook het materiële toepassingsgebied werd ruim opgevat. Inbreuken kunnen betrekking hebben op werkgerelateerde overtredingen binnen de volgende 14 categorieën: overheidsopdrachten (1), financiële diensten, producten en markten en het voorkomen van het witwassen van geld en terrorismefinanciering (2), productveiligheid en -conformiteit (3), vervoersveiligheid (4), milieubescherming (5), stralingsbescherming en nucleaire veiligheid (6), veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en -welzijn (7), volksgezondheid (8), consumentenbescherming (9), bescherming van de persoonlijke levenssfeer (10), bestrijding van belastingfraude (11), bestrijding van sociale fraude (12), inbreuken waarbij de financiële belangen van de EU worden geschaad (13) en inbreuken m.b.t. de interne markt, in het bijzonder de regels omtrent mededinging en staatssteun (14). De klokkenluidersregeling heeft geen betrekking op gegevens rond nationale veiligheid, informatie gedekt door het medisch beroepsgeheim of informatie van advocaten over hun cliënten.

Het volstaat dat de klokkenluider beschikt over informatie die aanleiding geeft tot een redelijk vermoeden dat er een inbreuk heeft plaatsgevonden of naar alle waarschijnlijkheid nog zal plaatsvinden. Dat later eventueel blijkt dat de informatie over de inbreuk onjuist was, doet geen afbreuk aan de bescherming van de klokkenluider, op voorwaarde dat die steeds handelde te goeder trouw. Er kan enkel sprake zijn van een redelijk vermoeden indien de klokkenluider beschikt over gegronde redenen om te geloven dat er inderdaad sprake is van een (nakende) inbreuk, hetgeen beoordeeld wordt in het licht van een referentiepersoon (een persoon met een gelijkaardige kennis die in een gelijkaardige situatie wordt geplaatst).

Belangrijkste krijtlijnen beschermingsmechanisme – verplichtingen voor ondernemingen

De Klokkenluiderswet roept twee belangrijke verplichtingen in het leven voor ondernemingen die onder haar toepassingsgebied vallen. Enerzijds wordt men verplicht een intern meldingskanaal in te richten, anderzijds geldt er ook een verbod op represaillemaatregelen.

1. Opzetten intern meldingskanaal

Ondernemingen zijn in de eerste plaats verplicht om een intern meldingskanaal op te zetten. Dit meldingskanaal moet voldoen aan een heel aantal inhoudelijke en procedurele vereisten en kan pas tot stand komen na overleg met de sociale partners. Voor het opvolgen van de meldingen stelt de onderneming een onafhankelijke en onpartijdige meldingsbeheerder aan, denk bijvoorbeeld aan de DPO of HR-manager. De klokkenluider is niet verplicht om gebruik te maken van het intern meldingskanaal, het staat hem vrij om te kiezen voor een extern meldingskanaal (bv. een kanaal van de RVA, RSZ of FSMA), of in uitzonderlijke gevallen zelfs voor een publieke openbaarmaking.

2. Verbod op represaillemaatregelen

Klokkenluiders worden altijd beschermd door een verbod op represaillemaatregelen vanwege de onderneming, ongeacht of de klokkenluider gebruik maakte van een intern of extern meldingskanaal, dan wel van een publieke openbaarmaking. De Klokkenluiderswet omschrijft een represaille als “een directe of indirecte handeling of nalatigheid naar aanleiding van een melding of openbaarmaking en die tot ongerechtvaardigde benadeling van de melder leidt of kan leiden”. Het meest voor de hand liggende voorbeeld is het ontslag, maar het kan (onder andere) ook gaan om loonsverlaging, weigering van een opleiding, intimidatie, verandering van de werktijden of overdracht van taken.

Sanctionering?

Ondernemingen die toch represaillemaatregelen nemen tegen een klokkenluider, riskeren een forfaitaire schadevergoeding te moeten betalen van 18 à 26 weken loon (6 maanden loon als het gaat om een melding in het kader van financiële diensten of het witwassen van geld en de financiering van terrorisme). Indien de klokkenluider geen loontrekkende is, zal de schadevergoeding vastgesteld worden op basis van de werkelijk geleden schade.

Naast de forfaitaire schadevergoeding, kunnen inbreuken op de Klokkenluiderswet, zoals het niet organiseren van een meldingskanaal, ook bestraft worden met sancties van niveau 4 uit het Sociaal Strafwetboek. Het gaat dan concreet om gevangenisstraffen van 6 maanden tot 3 jaar en/of strafrechtelijke boetes van 4.800 tot 48.000 euro. Ook klokkenluiders die opzettelijk valse informatie hebben gemeld, kunnen worden bestraft.

Gelet op de potentieel zware sancties en de naderende deadline, maakt u best zo snel mogelijk werk van een intern meldingskanaal indien dit nog niet eerder in orde werd gebracht. Vergeet ten slotte ook niet dat een correcte opvolging van het intern meldingskanaal impliceert dat ook de GDPR-regels strikt worden opgevolgd.

Heeft u nog vragen over dit onderwerp? Contacteer gerust Halsten BE.legal voor een advies op maat.