Verplichte e-invoicing vanaf 1 januari 2026 voor B2B-facturen

De nieuwe regels staan voor administratieve vereenvoudiging, maar hebben daarnaast vooral als doel het verkleinen van de btw-kloof, zijnde het verschil tussen wat de overheid zou moeten ontvangen aan btw-inkomsten en wat de overheid daadwerkelijk ontvangt.

Toepassingsgebied

Het idee om het gebruik van e-invoicing te verplichten is niet nieuw. Sinds 1 november 2022 is er reeds een verplichting om gebruik te maken van e-invoicing voor B2G-facturatie aan aanbestedende overheden wanneer de opdrachten een bepaalde drempelwaarde overschrijden. Op dit moment bedraagt deze drempel nog 30.000 euro, vanaf 1 maart 2024 wordt de drempel verder verlaagd naar opdrachten met een geraamde waarde van minstens 3.000 euro.

Maar ook voor B2B-facturatie was er al eerder sprake van verplichte e-invoicing. Reeds in mei 2022 werd een wetsvoorstel ingediend dat voorzag in een gefaseerde inwerkingtreding van de verplichte e-invoicing, te beginnen op 1 juli 2024 voor ondernemingen met een jaaromzet van meer dan 9 miljoen euro, om uiteindelijk te eindigen met een verplichting voor alle in België gevestigde ondernemingen vanaf 1 januari 2028. Dit wetsvoorstel heeft het uiteindelijk niet gehaald en werd opgevolgd door het voorontwerp van 29 september 2023.

In het voorontwerp dat momenteel voorligt, is gekozen voor een vereenvoudigd toepassingsgebied. De e-invoicing wordt verplicht voor alle in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen vanaf 1 januari 2026. Er is dus niet langer sprake van een gefaseerde inwerkingtreding of een opdeling naargelang de omzet van de onderneming. Het is nog niet duidelijk of er in het voorontwerp een uitzondering wordt voorzien voor ondernemingen die kwalificeren als micro-onderneming, zoals ook het geval was in het wetsvoorstel uit mei 2022.

E-invoicing ≠ digitale facturatie

Met ‘e-invoicing’ verwijst de wetgever naar elektronische facturatie. Vaak worden de termen ‘e-invoicing’, ‘elektronische facturatie’ en ‘digitale facturatie’ door elkaar gebruikt. Enige voorzichtigheid is hier echter wel op zijn plaats. Een e-invoice of elektronische factuur is een factuur die wordt opgesteld in UBL-formaat (een bestandstype gelijkaardig aan XML), overeenkomstig de PEPPOL bis-standaard. De e-invoice kan dan vervolgens verstuurd worden via het beveiligde PEPPOL-netwerk. De bedoeling van deze standaardisatie is dat binnenkomende facturen meteen herkend worden en automatisch verwerkt worden door de boekhoudkundige software.

Uit een recent onderzoek van iVox blijkt dat 37% van de KMO’s haar facturen opstelt in Word. Vaak worden deze documenten opgeslagen in PDF-formaat en toegevoegd als bijlage aan een e-mail. Hoewel er hier in zekere zin ook sprake is van digitale facturatie, is dit dus niet wat de wetgever verstaat onder ‘e-invoicing’. PDF- en Word-bestanden laten immers niet toe om facturen op eenzelfde manier automatisch te verwerken.

Wachten op duidelijkheid?

De grote lijnen van het voorontwerp zijn bekend, maar voor meer duidelijkheid blijft het wachten op een definitieve tekst. Alvorens het wetgevend proces verder kan worden doorlopen, zal het voorontwerp eerst worden voorgelegd voor advies bij de Raad van State, de Hogere Raad voor Zelfstandigen en KMO’s, Agrofront (koepelorganisatie Boerenbond en Algemeen Boerensyndicaat) en het ITAA (Institute for Tax Advisors & Accountants). Het is dus niet ondenkbaar dat er de komende maanden nog heel wat gesleuteld zal worden aan het voorontwerp, bijvoorbeeld door te voorzien in een langere overgangsperiode of door het toekennen van een uitzonderingsregime voor bepaalde sectoren.

Over de specifieke modaliteiten is er dan wel nog enige onzekerheid, er bestaat geen twijfel over dat elektronische facturatie uiteindelijk verplicht zal worden in een B2B-context. Zelfs als de nationale wetgever nalaat om het voorontwerp nu door te zetten, wordt verwacht dat er binnen enkele jaren een verplichting tot e-invoicing zal worden opgelegd door de Europese Unie, in het kader van het project ViDA (VAT in the Digital Age). U doet er met andere woorden goed aan om nu al de nodige stappen te zetten om uw onderneming voor te bereiden op de implementatie van e-invoicing.

Daarnaast kan dit het ideale moment zijn om een volledige juridische check te laten doen van uw facturen. Uw facturen moeten immers voldoen aan een aantal juridische voorwaarden, en die blijven uiteraard onverkort van toepassing op elektronische facturen. Wenst u hierover meer informatie of hebt u nog bepaalde vragen over e-invoicing? Contacteer gerust Halsten BE.legal voor advies op maat.